La normativa sulla Privacy impone tutta una serie di adempimenti a carico dei soggetti che trattano dati personali.
Dunque tutte le aziende, comprese quelle artigiane, sono tenute a rispettare quanto stabilisce il D. Lgs. N 196/2003, indipendentemente dal fatto che siano strutturate in forma individuale o societaria, o ancora che abbiano o meno dipendenti al loro interno.
E’ pur vero che vi sono informazioni che spesso non sono propriamente corrette, che purtroppo vengono veicolate da fonti esterne all’Associazione e che costituiscono motivo di preoccupazione per le imprese (a mero titolo di esempio si pensi al caso di consulenti o presunti tali che impongono alle aziende onerosi e maldestri interventi di adeguamento quando per essere in regola basterebbe qualche piccolo accorgimento).
L’ impegno di Confartigianato Venezia è quello di fornire l’assistenza necessaria ed una corretta informazione alle imprese associate, semplificando tutte le nuove incombenze a carico delle imprese, nel rispetto della normativa.
A tale scopo è stato istituito lo Sportello Privacy a disposizione (su appuntamento) delle aziende aderenti interessate a verificare la propria situazione e mettersi al riparo da eventuali controlli da parte degli organi preposti.
Il Kit Privacy, realizzato a tale scopo, rappresenta un’utile strumento per adeguarsi facilmente.
Il consiglio, pertanto, è quello di consultare per tempo l’Associazione (tel. 041 5299270) prima di affidare qualsiasi tipo di incarico a soggetti che promettono l’adeguamento totale dell’azienda alla normativa sulla Privacy senza poi avere alcuna garanzia che venga veramente portata avanti una corretta ‘privacy policy’.
LA NORMATIVA IN PILLOLE E QUALCHE SUGGERIMENTO OPERATIVO
Il nuovo codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003) è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 29 luglio 2003.
Il provvedimento, sulla base dell’esperienza di 6 anni, riunisce in unico contesto la legge 675/1996 e gli altri decreti legislativi, regolamenti e codici deontologici che si sono succeduti in questi anni, e contiene anche importanti innovazioni tenendo conto della "giurisprudenza" del Garante e della direttiva Ue 2000/58 sulla riservatezza nelle comunicazioni elettroniche.
Il Codice è entrato in vigore il 1° gennaio 2004 e sostituisce la legge 675/1996 e molte disposizioni di legge e di regolamento.
Ad oggi ci sono susseguite alcune proroghe relative all’adeguamento alle misure minime di sicurezza ed alla redazione del Documento Programmatico della Sicurezza ; il termine per l’attuazione di tali nuove prescrizioni è stato stabilito entro il 31 marzo 2006(nessun altra proroga è stata concessa).
L’informativa ed il consenso al trattamento dei dati, essendo norme già previste dalla precedente legislazione, non sono state soggette a proroga e pertanto devono essere presenti quali documenti aziendali, anche redatti con riferimento alla vecchia normativa se gli archivi si erano formati antecedentemente il 1 gennaio 2004.
In estrema sintesi, le imprese devono attivarsi per:
- Elaborare e rilasciare l’informativa e ricevere il consenso (non serve qualora già effettuati con la vecchia normativa o procedere con l’integrazione prevista per i nuovi soggetti) con la precisazione che per il trattamento dei dati comuni la raccolta del consenso va documentata per iscritto, mentre per il trattamento dei dati sensibili il consenso va raccolto per iscritto;
- Fornire istruzioni agli incaricati del trattamento: devono essere impartite istruzioni scritte;
- Predisporre il documento programmatico per la sicurezza: deve essere redatto solo nel caso di trattamento di dati personali sensibili con strumenti elettronici.
- Adottare le misure minime di sicurezza relative al trattamento
– con strumenti elettronici (Art. 34)
– senza strumenti elettronici (Art. 35)